Články
5S v administrativě ve společnosti Donaldson Industrial CR
27. 10. 2015 - Ing. Marek Pavka
Proč zavádět 5S v administrativě?
Každý, kdo pracuje v kanceláři, musí denně několikrát vstávat ze židle a jít pro potřebné dokumenty, vytištěné papíry (ke vzdálené kopírce), hledat požadované dokumenty (protože neví, v jakém šanonu zrovna jsou), hledat informace ve svém PC a na firemním disku, obstarat si kontakt na určitou osobu, která není uložena v databázi atd...5S v administrativě stejně jako ve výrobě pomáhá toto plýtvání vizualizovat a eliminovat.
Co je to 5S
V administrativě se jedná o fyzické a virtuální (PC) 5S, které eliminuje především zásoby, hledání, zbytečné pohyby a chyby.
Změna pracoviště dle metodiky 5S probíhá v pěti po sobě jdoucích krocích:
1) vytřídit, separovat,
2) vizualizovat, systematizovat,
3) čistit,
4) standardizovat,
5) stále zlepšovat a sebedisciplína.
Hlavním důvodem zavedení 5S do administrativy není jen odstranění plýtvání, ale také zlepšení materiálového a informačního toku, produktivity pracovníků, podnikové kultury, týmové práce a pracovního prostředí. 5S je vhodné pro výrobní i servisní organizace.
Praktický příklad
Příklad ukáži na implementaci 5S v kanceláři ve firmě Donaldson Industrial CR – koncern, s.r.o.
Nejdříve proběhl workshop 5S (v Donaldson 6S, šesté S znamená bezpečnost) a definovalo se, jakou cestou se bude 5S zavádět. V rámci WS byla pro aplikaci 5S zvolena kancelář údržby: má velký potenciál ke zlepšení a dalším důvodem je prosklená stěna, odkud je do kanceláře vidět i z ostatních kanceláří, takže budou všichni vidět, jak kancelář vypadá po implementaci 5S.
Krok 1: Vytřídit, separovat
Před zahájením prvního kroku, a to vytřídění všech nepotřebných věcí, se nafotil současný stav kanceláře. Následně se pomocí kartiček 5S označily veškeré věci v kanceláři a kartičky byly zapsány do soupisu položek. Pomocí kartiček a soupisu položek se přistoupilo k vlastnímu vytřídění položek z pracoviště. Nepotřebné nebo rozbité věci byly odstraněny. Mezi těmito věcmi byly staré rozbité mobilní telefony, vázací prostředky, vzorky plechů, rozbitý skartovací stroj, kabely atd. Možné potřebné věci byly umístěny do zřízeného bazaru, který byl umístěn v hlavních administrativních prostorách, a jehož základ tvořil již nepotřebný stůl z kanceláře údržby. (Bazar je určené a dobře přístupné místo, kam se umisťují nepotřebné položky z pracoviště, které mohou sloužit někomu jinému a je škoda je odstranit.)
Obr. 1 Označení věcí kartičkami
Obr. 2 Vytřídění nepotřebných položek
Obr. 3 Bazar
Krok 2: Vizualizovat, systematizovat
Druhým krokem bylo systematické uspořádání položek a jejich označení. Při umisťování položek byl kladen důraz na četnost použití. Správné uložení pomůcek je důležité z hlediska eliminace plýtvání.
Označit bylo potřeba především šanony a pořadače. Šanony se vždy značily stejnou barvou dle druhu informací, revize červenou barvou, technologie černou barvou, služby modrou barvou a energie zelenou. Součástí tohoto kroku bylo i založení několika set vizitek do pořadače dle abecedy.
Zástupci firmy si pro značení dříve definovali, že se nebudou etiketami označovat jednotlivé skříně, police a regály v kancelářích, ale vždy bude vyvěšen viditelný layout kanceláře, ve kterém budou vyznačeny části a jednotlivé standardy těchto částí budou založeny v pořadačích.
Obr. 4 Označení šanonů
Krok 3: Čistit
Ve třetím kroku byly definovány oblasti, které se budou čistit, a kdo je bude čistit. V tomto kroku byly upraveny kabely od PC pro snadnější čištění. Byla určena osoba odpovědná za tiskárnu v kanceláři a definována samostatná údržba tiskárny.
Krok 4: Standardizovat
Ve čtvrtém kroku se vytvořil standard čistění, standard kanceláře a standardy skříní, polic a stolu. Všechny tyto standardy byly zařazeny do pořadače a umístěny na viditelný bok skříně, aby kdokoliv mohl srovnat stav se zavedenými standardy.
Krok 5: Stále zlepšovat a sebedisciplína
V pátém kroku byl vytvořen audit kontroly, četnosti provádění kontrol a určena zodpovědná osoba za vyhodnocení a prezentaci výsledků auditů. Samozřejmě je možné zlepšování nastaveného stavu a vytváření nových standardů. Během zavádění metodiky bylo myšleno i na 6. S, tedy bezpečnost.
Další aktivity 5S
Kromě všech zde popsaných aktivit se 5S implementuje do firemních počítačů, kde by měly být uspořádány firemní disky dle jednotné metodologie, požadované dokumenty přístupné maximálně na třetí kliknutí a organizace e-mailů. Při zavádění je vhodné spolupracovat s IT oddělením.
Obr. 5 Část kanceláře před a po zavedení 5S
Závěr
Tento článek zakončím odpovědí "majitele" kanceláře na otázku, v čem vidí největší přínos implementace 5S: "Osobně si myslím, že jeden z největších přínosů je pocit "čisté kanceláře". Je pro mne daleko lepší a nestresující začít ráno pracovat v uspořádané kanceláři."
Mám zájem o konzultaci / chci se vzdělávat