Články
Štíhlá kultura = kultura Shop Floor Managementu
10. 8. 2016 - Ing. Jakub Myška
Usilujete o zavedení štíhlé organizace? Dílčí výsledky mají krátké trvání, protože lidé odmítají nová pravidla? Nástroje štíhlé výroby nefungují jako systém, ale jsou roztříštěny a sotva fungují jednotlivě? Slyšíte ve firmě hlasy, že štíhlá výroba akorát přidává práci? Jsou Vaši zaměstnanci unavení, frustrovaní, rezignovaní a často slyšíte, že kultura štíhlé výroby není pro Vás? Pokud jste si alespoň jednou odpověděli ano, tak vězte, že nejste sami.
Současná situace v podnicích nejen v České republice je charakterizována následujícím jevem: ve velké míře se zavádějí nástroje štíhlé výroby. Je to díky dostupným informacím o štíhlé výrobě a trendu v průmyslu. Manažeři jednotlivých firem se snaží následovat to, co vidí u svých konkurentů, zákazníků a mateřských závodů. Vědí firmy a manažeři, proč to dělají? Tento jev má za následek to, že nástroje, které byly za takovýchto podmínek zavedeny, nefungují jako systém v propojení s jinými nástroji štíhlé výroby, jsou odtrženy od reality v daném podniku a přidávají lidem práci. Navíc se dost často stává, že jejich udržitelnost je velmi obtížná a po nějaké době přestávají tyto nástroje plnit zamýšlenou funkci.
Obr. 1 Nástroje štíhlé výroby musí být propojeny do jednoho celku
Jak proti tomuto jevu zakročit? Základním lékem na tyto bolesti není pochopení samotných nástrojů, ale pochopení štíhlé, tzv. Lean kultury. Jen takto se dosáhne toho, že lidé v nástrojích začnou vidět smysl a ty pak začnou vytvářet fungující systém. Jenže vybudovat, resp. zavést štíhlou kulturu, je podstatně složitější, než zavést nástroje štíhlé výroby, o kterých najdete mnoho informací – ať již na internetu nebo v literatuře.
Obr. 2 K vytvoření fungujícího systému je nezbytná Lean kultura
Štíhlá kultura je dlouhodobá záležitost, není to projekt se začátkem a koncem. Implementace štíhlé kultury má pouze začátek – nikdy nekončí. Tato kultura musí být budována všemi zaměstnanci podniku, kde hlavní vliv na její kvalitu má management. Tento se jako první musí změnit a začít se chovat dle štíhlé filozofie. Musí jít příkladem, to, co říkají, musí podpořit svými činy a být v tomto zcela konzistentní. Management a potažmo všichni vedoucí firmy se musí neustále zajímat o funkci všech procesů, o zaměstnance, a tímto budovat chování, které je zaměřeno na efektivní řešení všech záležitostí v podniku. Pokud se management nebude schopen plně ztotožnit se štíhlou kulturou a chovat se podle ní v každém okamžiku, nebudou na této cestě úspěšní. Hlavními nástroji pro budování štíhlé kultury jsou prvky Shop Floor Managementu, jako např. strukturované schůzky dílenského řízení, standardizovaná práce vedoucích a provádění tzv. Gemba Walků spojených s koučingem zaměstnanců.
Pokud budete začínat se zaváděním Shop Floor Managementu, resp. jeho kultury, je vhodné začít s implementací strukturovaných schůzek. Jedná se o pravidelné denní schůzky na všech úrovních řízení společnosti. Jednotlivé úrovně (Tier) provádějí hodnocení klíčových metrik, které jsou navázány na cíle podniku, díky tomu celá společnost táhne za jeden provaz. Pokud tyto ukazatele vybočují, je vždy definována akce k jejich korekci. Na schůzkách je kladen důraz na převzetí odpovědnosti za jednotlivé akce spolu s jasným termínem v řádu hodin. Provádějí se odsouhlasení vlastnictví a odpovědnosti za zapsané akce. Schůzky také slouží k eskalaci problémů z nižších úrovní a výměně informací nejen operativního charakteru. Pokud jsou schůzky dobře definovány, implementovány a prováděny, dochází v poměrně krátké době ke změně chování týmu na všech úrovních vedení podniku (od managementu k předákům). Lidé budou mít smysl pro odpovědnost, pro urgentnost, začnou řešit problémy strukturovaně, dotahovat akce do konce v dohodnutých termínech, naučí se komunikovat ve vertikálním směru. Tímto dojde k výraznému úbytku problémů a operativních aktivit vedoucích. Vybuduje se také kvalitní týmová spolupráce a dosáhne se toho, že se jednotlivci budou zodpovídat ze svých výsledků nejen svému nadřízenému, ale i týmu kolegů. Tento nástroj implantujte ideálně od úrovně vedoucího podniku, půjdete tak příkladem svým podřízeným a celkově vše proběhne klidněji a rychleji.
Obr. 3 Fotografie z jedné z pravidelných schůzek
Pokud doplníte zavádění strukturovaných schůzek o implementaci standardizované práce pro vedoucí zaměstnance, dosáhnete tak nejen upevnění strukturovaných schůzek, ale i upevnění všech ostatních nástrojů. Standardizovaná práce vedoucích je nástrojem řízení času vedoucích, tak, aby v každodenním turbulentním dění vždy našli a měli čas na důležité aktivity. Těmito aktivitami jsou plánované činnosti zaměřené na budoucnost, na stabilizaci a dlouhodobé udržení zavedených procesů a nástrojů. Může se třeba jednat o provedení 5S auditů, pochůzku po výrobě (Gemba Walk), revize důležitých procesů, diskuze s jednotlivými zaměstnanci, účast na strukturovaných schůzkách atd. Zde opět platí a možná více než u jakýchkoliv jiných nástrojů, že vše by mělo začínat u vrcholového vedení, které musí dle těchto pravidel pracovat a být tím nejlepším příkladem.
Obr. 4 Pravidla pro standardizovanou práci vedoucích zaměstnanců
Gemba Walk spojený s koučingem Vám pomůže při budování štíhlé kultury hlavně na nejnižších úrovních podniků. Gemba znamená místo činu, místo, kde se vyrábějí peníze, což je ve výrobní firmě vždy výrobní oddělení. Koučing je metoda rozvoje zaměstnance (koučovaného), při které kouč formou vedení koučovacího rozhovoru pomáhá koučovanému pomocí vhodně kladených otevřených otázek. Tímto je zaměstnanec nenásilně veden při řešení problémů, sám si na řešení přijde a tím se zdokonaluje a vzdělává. Příště se pak podle zkušeností z koučingu zachová a vyřeší si vzniklý problém samostatně. Toto je delší než ukazování a upozorňování na problém nebo porušení pravidel, investovaný čas se však vrátí vybudováním samostatných zaměstnanců, kteří si s problémy poradí sami. Navíc zde dává vedoucí najevo, že je pro něj důležité, jakým způsobem zaměstnanci pracují a jak dodržují a využívají zavedené procesy a nástroje. Navíc se koučovací metoda dá efektivně využít na úrovňových schůzkách a při aktivitách vyplývajících ze standardní práce vedoucích.
Úrovňové schůzky, standardní práce vedoucích, Gemba Walk pochůzky a koučing jsou důležitými nástroji pro vybudování Shop Floor Managementu a štíhlé kultury podniku. Pokud si tyto nástroje osvojí vedení a jde při jejich praktikování příkladem ostatním zaměstnancům na nižších úrovních, dosáhne se tak vybudování dobré kultury ve firmě. Je-li kultura ve firmě dobrá na všech jejích úrovních, začnou nástroje ve firmě fungovat jako jeden celek a jejich efekt se mnohonásobně zvýší. Pokud se Vám toto podaří, budete jako tým nezadržitelní ve zlepšování, ve zvyšování produktivity, odstraňování plýtvání atd. Získáte tak velkou konkurenční výhodu a stabilitu firmy.
Mám zájem o konzultaci / chci se vzdělávat