Články

Náš přístup k auditům

27. 10. 2015 - Ing. Martina Zlochová, Mária Olekšáková

V mnohých z nás může slovo audit evokovat negativní pocity stísněnosti, kdy jsou prověřovány naše výkony, schopnosti a výsledky podobně jako tomu bylo ve škole, na kterých následně závisí naše hodnocení a možnosti příštího rozvoje. Tato atmosféra může působit velmi negativně na průběh auditů, protože vlastníci procesu mohou mít tendenci skrývat nedostatky systému. Systém pak selhává formou reklamací od zákazníka nebo neefektivitou procesu projevující se vysokými náklady na provoz systému.

Zde je nutno zdůraznit, že provádění auditů má preventivní charakter. Cílem je strukturované zjišťování faktů o stavu zdokumentovaného systému – standardního postupu – a jeho souladu s reálnými procesy. V žádném případě by neměl být nikým v organizaci vnímán jako hledání chyb či viníků. Audit hodnotí funkčnost daného systému, ve kterém pracujeme, nikoliv nás jako prvek v něm. Pokud je nesprávně nastavený systém nebo podmínky v něm, stává se i z nejlepšího zaměstnance demotivovaný bojovník s větrnými mlýny, který nedosahuje požadovaných výsledků. Právě dobře vykonaný audit může poukázat na chyby v nastaveních systému a předejít tak následkům, kterých cenu bychom pak museli zaplatit.

Když vykonáváme svou práci, automaticky se ji snažíme vykonávat nejlépe, jak umíme. Když se nás někdo zeptá, zda chceme naši práci stále vylepšovat, tak odpovíme ano. Proč by tedy neměla zaznít stejná odpověď na otázku, zda chceme pravidelně vykonávat audity?

Pro zvýšení motivace k realizaci auditů může napomoci výčet přínosů, které s sebou audit pro společnost, potažmo jednotlivé pracovníky přináší:

Přínos pro vedoucí pracovníky, kteří jsou odpovědni za proces:

  • potvrzení/vyvrácení správného nastavení systému a jeho funkčnosti,
  • pohled na celý proces s odstupem a strukturovaným přístupem (na který si obvykle v denním shonu nenajdeme čas),
  • získání informací o stávající úrovni standardů – kde jsou místa rozpojení procesů, zdroje neefektivity nebo nefunkčnosti,
  • preventivní charakter auditů umožňuje získání potřebného času k odstranění nalezených neshod dříve, než dojde k selhání systému a bude nutné nákladné "hašení požárů",
  • názor a zkušenosti nezávislé osoby, která má jiný pohled na věc, jiné profesní i osobní zkušenosti, umožňující poukázat na nedostatky skryté díky tzv. "profesní slepotě",
  • zdroj podnětů pro zlepšování zdokumentovaných procesů a zajištění zvýšení jejich efektivity,
  • možnost poskytnout pozitivní zpětnou vazbu pracovníkům za dobře vykonanou práci.

Přínos pro pracovníky, kteří jsou součástí auditovaného procesu:

  • možnost samostatně najít potenciál při přípravě na audit,
  • příležitost dotazovat se na zaběhnuté, mnohokrát neefektivní situace, se kterými se "dlouho nic nedělá",
  • lepší pochopení nejasných souvislostí v dokumentaci, vazeb mezi procesy,
  • možnost naučit se rozpoznávat nedostatky procesu – opět syndrom "provozní slepoty",
  • možnost zapojit se do návrhu řešení slabých míst a potenciálu na zlepšení přímo na pracovišti,
  • možnost se rozvíjet a lépe využívat vlastní schopnosti pro zlepšení výkonu.

Pokud nechceme slyšet na náš proces jiný názor než je ten náš, pokud nemáme zájem poslechnout si nezávislé návrhy na zlepšení, nesmíme se později divit, když nečekaně přijde kritika od někoho, jehož názor nemůžeme jednoduše přehlédnout – od našeho zákazníka. V momentě, kdy vysloví nespokojenost zákazník, stojí již všechna opatření několikanásobně více, než by stála předtím, a jsou dělána pod časovým tlakem na úkor standardně organizovaných činností. Pokud nejsme přístupni konstruktivní kritice auditora, nemůžeme být překvapeni, že je náhle naše konkurence daleko před námi a o náš výrobek klesá zájem.

Tomu můžeme předejít i tím, že naše řešení a procesy nebudeme považovat za maximálně zoptimalizované, ale vždy necháme otevřené dveře pro nové možnosti, názory a kritiku. Ta nám může otevřít oči a poskytnout tak nový pohled na věc, a tím nás posunout kupředu. Mně samotné se během auditů několikrát stalo /M. Olekšáková – pozn. redakce/, že mne již v době rozhovoru s externím auditorem (auditoval management kvality) napadaly další a další věci, které by se daly vylepšit, ale bez daného rozhovoru bych na to nikdy nepřišla i přes dobrou přípravu na audit. Je to většinou tak, že právě jiné osoby nás podněcují k tomu, abychom sešli z vyšlapaných chodníčků a podívali se na situaci jinak. Kolikrát se v soukromém životě ptáme blízké osoby: " Co si o tom myslíš?", "Jaké s tím máš zkušenosti?", "Myslíš, že je to dobré?". Proč tedy ten samý přístup nevyužíváme i v práci? Je to tak jednoduché, nám všem tak známé, stačí to realizovat. Občas je právě tento poslední krok, pustit se do toho, ten nejtěžší, ale věříme, že jsme tímto alespoň několik z Vás přesvědčili tento jednoduchý nástroj na zlepšení vlastních procesů využívat.

Mám zájem o konzultaci / chci se vzdělávat