Články
Workshopová metoda při zlepšování procesů
27. 10. 2015 - Ing. Marcel Pavelka, IEn.
Doslovný překlad slova workshop (WS) je dílna. Od původního významu ze 70. let již nějaký čas uběhl a slovo workshop se tak od poměrně neznámého a hůře uchopitelného významu "tvůrčí dílna" přeneslo spíše do vnímání tohoto slova bez potřeby překladu. Chápeme jej jako jakési definované setkání s jasným praktickým cílem. V oblasti procesů pak ponejvíce s cílem definování a pozdějšího zavedení zlepšení současného stavu.
Proč využívat WS
Metoda moderovaných workshopů s jasně definovaným cílem a průběhem je velmi efektivní cesta, jak dospět ke zdárnému řešení problému. Velkou výhodou je, že se na WS podílí více účastníků. Nejčastěji multidisciplinární tým, který je složen tak, aby jeho znalosti a kompetence zasahovaly do všech řešených oblastí. Například v rámci workshopu k zavedení metody 5S na vybraném pracovišti se WS účastní jak vlastník procesu (výrobní ředitel), tak i vedoucí pracoviště, předák či mistr, pracovníci daného pracoviště, údržbář, pracovník bezpečnosti, technolog, průmyslový inženýr a rovněž moderátor.
Moderátor má za cíl zapojit všechny účastníky tak, aby došlo k využití jejich potenciálu. Používá proto různé moderační techniky od dotazování, přes brainstorming, brainwriting, 635, metodu myšlenkových map či techniku crawford slip. Také hojně používá vizualizaci ať již samotného průběhu WS nebo analýzy, řešení, nápadů atd.
Workshopová metoda se osvědčila jako jedna z nerychlejších metod, jak řešit krátké, nepříliš náročné úkoly a problémy. Stala se tak velmi používanou.
Pravidla WS
Abychom správně pochopili význam WS metody, musíme poznat její funkčnost. Obecně lze považovat PDCA cyklus za jakýsi vzor fungování WS (obr. 1).
Obr. 1 PDCA cyklus
Nejdříve musíme tedy sestavit plán, respektive cíl WS, zajistit jeho organizaci, pořídit analytická data a podklady. V rámci analýzy sestavujeme katalogy nápravných opatření, které později realizujeme. Ověření funkčnosti zlepšení a vyhodnocení spolu se standardizací nového stavu cyklus uzavírají. Pokud však tento jednoduchý princip rozpitváme do větších detailů, dostaneme se ke 12 krokovému principu workshopů (obr. 2).
Obr. 2 12 krokový princip workshopů
V plánování a přípravě WS tkví důležitý bod. Nesmíme zapomínat, že chceme zapojit multifunkční tým k řešení konkrétního tématu, které v těchto fázích definujeme. Rovněž je důležité zvážit počet účastníků (nejlépe mezi 5 – 8), délku trvání (1 – 5 dnů) a harmonogram. V tomto kroku je nutno vyřešit předmět a produkt WS – tj. důvody a cíle. Nesmíme opomíjet možné vzniklé problémy a rizika. Mezi nejčastější bohužel patří nevyčlenění účastníků na průběh WS. Doplatit můžeme i na neznalost analytických nástrojů.
Po organizačním úvodu je třeba vizualizovat a pochopit problém. Společné porozumění tomu, co chceme vyřešit a kde se nachází kámen úrazu, je pro úspěch nutností. Je třeba využít vizualizace, ukázek a hlavně obhlídky problému přímo na dílně nebo v procesu. Vhodné je zachytit průběh procesu nejen slovně, ale i popiskem a vizualizací.
Kvalitní analýza je cílem k řešení a nasměruje nás ke vzniku příčin problémů. Nikdy není tak složité plýtvání eliminovat, jako jej rozpoznat a kvantifikovat. V analytické části používáme specifické nástroje vhodné pro danou problematiku. Od jednodušších, jako např. špagetový diagram, přes analytické nástroje kvality jako rybí kost a stromový digram až po mapu VSM nebo snímky pracovního dne. Analyzujeme rovněž ukazatele procesu, současné standardy a postupy. Měli bychom přitom strávit co nejvíce času na samotném pracovišti, v procesu.
Návrhy na zlepšení zvažujeme z hlediska vytýčených cílů. Používáme co nejvíce kreativních metod a rozpracováváme zdánlivě i banální nebo pošetilou myšlenku. I z takových se pak může vyvinout to správné řešení. Neboť koho by před 200 lety napadlo, že lze elektricky přenášet zvuk, navíc bezdrátově.
V katalogu nápravných opatření je nutno přiřadit zodpovědnou osobu (vždy jen jeden pracovník) a termín realizace. Je vždy vhodnější co nejvíce opatření směřovat do jednoduchých, lehce uchopitelných akcí. WS opravdu není projektově řízené zlepšování s trváním 3 – 6 měsíců. Je to aplikace rychlých a jednoduchých nápadů s co největším přínosem. Před samotnou realizací a aplikací opatření je vhodné použít jednoduchých simulačních metod, jako například postavení optimalizované linky z kartonových krabic.
V předposledním kroku se doporučuje dopad WS odprezentovat širšímu okolí a tím seznámit všechny zúčastněné s postupem zlepšování. Je pak samozřejmostí, že bez sledování zastandardizovaného nového stavu procesu jeho vlastníkem by mohlo dojít k návratu k původnímu stavu. Proto je i tato činnost – sledování a vyhodnocování dopadů WS – nutná.
Obr. 3 Fotografie z workshopu
O celém fungování a průběhu WS, zvláště s rozborem jednotlivých kroků a využívaných nástrojů, je možno napsat ne krátký článek, ale i celé číslo časopisu, případně i knihu. Stejně tak je možno dávat praktické rady a nápady, jak efektivně WS vést. Dobrý moderátor znalý postupů facilitace a hlavně kvalitní příprava cílů a analýzy jsou však ty nejzákladnější kameny úspěchu. Nezapomínejme na to, že WS je týmová rozprava, ne direktivní rozkazování, co a jak má být vykonáno.
Mám zájem o konzultaci / chci se vzdělávat