API - Akademie produktivity a inovací, s.r.o.

Optimalizace produktu je třetím pilířem štíhlé administrativy. Zde jdeme do samotné optimalizace produktu, který poskytujeme svému zákazníkovi a to internímu nebo externímu. Například pro útvar controllingu znamená optimalizace produktu změnu obsahu reportingu pro své interní zákazníky. Ve firmách se sbírá mnoho dat, dělají se různé tabulky, grafy či reporty, které mají často jen informativní charakter a v "pavučině" informačního toku se jejich význam může úplně ztrácet.

Optimalizace produktu přichází většinou po druhém pilíři štíhlé administrativy, který zkoumá procesy a mapuje tok hodnot (VSM). Po vyhotovení mapy VSM nalezneme problémová místa, na která je potřeba se  podívat hlouběji. Označíme je za tzv. oblasti zlepšení a v dalším kroku je podrobíme optimalizaci.

Příklad: Zkrácení času přípravy sborníku prezentace

Cílem projektu bylo snížit podíl lidské práce na přípravě sborníku prezentace. Zkrátit čas přípravy sborníku a usnadnit účastníkům semináře orientaci ve sborníku.

Nevýhody původního stavu:

• Nemožnost tisknutí prezentace tzv. "odzadu dopředu". Z tohoto důvodu se musela první prezentace přeskládat a další prezentace se pak podle první kopírovaly. To způsobilo nejen ztrátu času při přeskládávání, ale také vznikaly prezentace s horší kvalitou tisku.
• Nutnost prezentace děrovat a zakládat do kroužkové vazby, což znamená pro obsluhu velkou časovou a fyzickou náročnost. 
• Do prezentace se pro lepší orientaci čtenářů vkládaly barevné proklady, ty však byly velikosti A4 a účastníkům orientaci příliš neulehčily.

Návrh na zlepšení současného stavu:

• Tisk "odzadu dopředu" můžeme zajistit převedením prezentace do Pdf creatoru, který tento druh tisku umožňuje. Tím jsme odbourali činnost přeskládávání a kvalita tisku prezentací se nezhorší – zůstane v původním stavu.
• Nutnost děrovat prezentace a vkládat do kroužkové vazby můžeme řešit následovně: použitím šanonu se čtyřmi sponami a využitím automatického děrování prezentace již ve fázi tisku. Pro dohotovení sborníku je nutné vykonat činnosti: Zasunutí popisu hřbetu a úvodní strany do šanonu s průhlednými kapsami. Založení výtisků do spon šanonu. 
• Lepší orientaci účastníkům zajistíme vytvořením záložek, které přesahují rozměr A4. Každá záložka bude popsána názvem bloku sborníku. Pro dokončení sborníku zbývá vložit záložky do šanonu podle bloků.

Vyčíslení úspor projektu: