API - Akademie produktivity a inovací, s.r.o.

5S je systém, který Vám pomůže odstranit problémy typu: hledání informací, dokumentů a souborů, zbytečná chůze pro "něco", práce se špatnými daty atd. a tudíž odstranit činnosti, které nepřidávají hodnotu zákazníkovi, ani se nikterak nepodílejí na přiblížení produktu zákazníkovi.

Pomocí 5S si uspořádáte a standardizujete vaše pracoviště krok za krokem a současně s tím redukujete plýtvání.

Metoda 5S je založena na pěti principech: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. Název 5S je potom zkratkou těchto pěti japonských slovíček začínajících na "S".

Výhody zavedení metody 5S:

• 5S vizualizuje a redukuje plýtvání. Nadvýrobu a zásoby označením minimální a maximální úrovně. Chyby prostřednictvím "chybuvzdorných" pomůcek a vizuálního managementu. A pohyby prostřednictvím standardizovaných technik a minimalizací hledání potřebných věcí. 
• Zlepšení materiálového a informačního toku. 
• Zlepšení podnikové kultury a postojů lidí.
• Zlepšení pracovního prostředí.

Základní kroky metody 5S jsou shodné jak pro výrobu, tak i pro administrativu či nevýrobní procesy.

První "S": Vytřídění

Cílem prvního kroku je odstranit všechny zbytečné položky z pracoviště. Mohou vás jen zpomalovat nebo vám způsobovat problémy. V tomto kroku je nutné oddělit ty položky, které:

• musí být na pracovišti,
• mohou být odstraněné (hledáme alternativní skladovací místo),
• musí být odstraněné.

Pro položky následně definujeme míry pro zabránění jejich opětovné akumulace.

Dále je potřeba vymyslet systém ke značení nebo štítkování položek, které mají být přehodnoceny. Často se k označování používají kartičky 5S.

Jakmile jsou všechny kartičky umístěny na předměty, u kterých si nejsme 100% jisti, že se nacházejí ve správném množství na správném místě, v týmu spolupracovníků přehodnocujeme, zda je označená položka:

• potřebná,
• potřebná v tomto množství,
• potřebná na tomto místě.

Následně dle výsledků z přehodnocení provedeme odstranění, popř. přemístění položek.

Druhé "S": Systematizace (uspořádání)

Cílem tohoto kroku je najít místo pro uložení položek, které jsme vytřídili v kroku prvním. Když tento krok úspěšně zvládnete, rychle a snadno potom rozeznáte nejen kde se položky nacházejí, ale budete schopni hodnotit, jak moc je máte "po ruce" a říci si, kdy je potřeba je přeuspořádat.

Po 2. kroku metody 5S musí být nástroje, vybavení a dokumenty ve vaší kanceláři:

• snadno viditelné,
• snadno použitelné,
• snadné k vrácení na své místo.

Právě vracení položek na své místo (dokonce i když jde jen o sešívačku nebo nůžky) je často Achillovou patou mnoha kanceláří.

Třetí "S": Stále čisti

Čištění je třetím krokem metody 5S a nevyhnutelně následuje poté, co jsme vytřídili nepotřebné položky a to, co zůstalo, uspořádali podle frekvence používání. V tomto kroku definujeme oblasti, které je potřebné v rámci kanceláře čistit. Prostor rozdělíme na podoblasti, kterým definujeme:

• Co je potřeba čistit?
• Kdo bude tuto činnost vykonávat?
• Kdy a jak často?
• Jaké prostředky k tomu bude potřebovat?

Tyto činnosti se promítnou do standardu čištění pracoviště.

Čtvrté "S": Standardizovat

Udržení stálé iniciativy je klíčem k úspěchu v 5S. Standardy pomáhají zajistit, aby vaše úsilí při zavádění 5S nevyšlo v niveč.

Cílem čtvrtého kroku je tedy vytvořit standard pracoviště tak, aby byl každý schopen rychle stanovit operační podmínky a dokázal odhalit odchylky. Účelem je potom tento standard dodržovat a zabraňovat nedbalostem.

Páté "S": Sebedisciplína

Udržení úsilí lze nejenom za pomoci standardizace (čtvrté "S"), ale také tréninkem a disciplínou. Bez ohledu na to, zda používáte čtyři nebo pět S, je důležité vytvořit skupinu udržujících aktivit. Kritické pro udržující úsilí je začlenit proces tvorby trvalé zásoby zlepšení (kaizen) na pracovišti.