API - Akademie produktivity a inovací, s.r.o.

16.08.2010 - Peter Debnár

Vizuálna dokumentácia

Klasická technická dokumentácia je neprístupná pre svoj zložitý "vedecký" jazyk, preto sa začína nahradzovať novou jednoduchou a výstižnou vizuálnou dokumentáciou. Táto dokumentácia obsahuje zrozumiteľné a stručne vyjadrené podnikové štandardy (normy, postupy, pravidlá výroby a pod.).

Môže sa zdať, že štandardizácia obmedzuje autonómiu tímu, ale pri hlbšom zamyslení každý uvidí, že sú naopak ich oporou a základom pre kontinuálne zlepšovanie postupov a procesov.

Toto už nie je práca pre manažérov ani pre špeciálne oddelenia vo firme, ale samotných pracovníkov. Pracovníci sa každý deň stretávajú s určitými problémami, žijú v tomto prostredí a majú dostatok znalostí a skúseností pre vytvorenie vizuálnej dokumentácie, predpisov a inštrukcií. Pokiaľ je štandardizácia úlohou nejakého nadriadeného útvaru, potom pracovníci strácajú iniciatívu. Lepšie je, keď sa všetci snažia využiť synergický efekt a zdieľať spoločne znalosti, aby dosiahli ešte väčší efekt.

Pravidlá vizuálnej dokumentácie:

• Prístupnosť v mieste aktivity.
• Systematickosť.
• Transformácia do vizuálnej databázy.

Vo vizuálnom podniku nepatria znalosti len jednotlivcom, majstrom alebo útvarom, ale sú cielené pre všetkých pracovníkov, ktorí sa pohybujú v danom znalostnom poli. Každý z nich sa môže potom poučiť, alebo naopak prispieť svojim názorom.

Vytvorenie vizuálnej dokumentácie je jednoduché v porovnaní s tým, ako presvedčiť pracovníkov, aby na tom skutočne participovali. Dôležité je hneď od začiatku vysvetľovať a zapojiť do tohto procesu takmer celý podnik. Neprístupnú "vedeckú" technickú dokumentáciu je potrebné preložiť do jednoduchšej formy a používať pri tom veľa obrázkov, schém a zrozumiteľných slov. Pomôže to v pružnosti pracovníkov pri nutnosti rýchle sa prispôsobiť požiadavkám trhu (rotácia práce, multifunkčnosť a pod.).

V podnikoch doteraz prežili dva zlé predsudky:

• Technická dokumentácia je iba pre kancelárie a nie pre dielne.
• Kvalita štandardov sa pozná podľa ich životnosti.

Vo vizuálnom podniku sa štandardy neustále vyvíjajú. Nie sú pevne dané. Vďaka neustálej vizualizácií dokumentov sa štandardy stále upravujú a zlepšujú. Spôsob vytvárania štandardov je jednoduchý. Štandard je neustále vizualizovaný, porovnávaný s reálnymi možnosťami a v prípade potreby je upravený do nového štandardu.
 

Zjednodušený cyklus štandardizácie pomocou vizuálnej komunikácie

Vizuálne pracovisko

Pracovisko, ktoré je jasne usporiadané, jasne riadené, jasne organizované a všetky procesy sú jasne popísané môžeme nazvať vizuálnym pracoviskom. To vytvára predpoklady pre postupnú redukciu plytvania, autonómnosť pracoviska a jeho postupné zoštíhlenie. Vizuálne pracovisko využíva prostriedky pre efektívne zobrazenie informácií, ich zdieľanie a prvky pre vizuálne riadenie procesov. Vizuálne prvky riadenia umožňujú pracovníkovi okamžite odhaliť abnormalitu procesu a prijať nápravné opatrenie. Pri tvorbe vizuálneho pracoviska máme možnosť efektívne naprojektovať celé pracovisko.

Hlavné prínosy tohto prístupu sú:

• Zníženie pracovného priestoru o 20 – 40 %.
• Zníženie zásob na pracovisku o 80 %.
• Zlepšenie kvality o 10 – 20 %.
• Skrátenie času na hľadanie o 50 %.
• Skrátenie času nábehu o 10 – 15 %.
• Skrátenie montážnych operácií o 30 %.
• Zlepšenie podnikovej kultúry a pod.

 

Vizuálne pracovisko

Vybudovaním prvého piliera vizuálneho pracoviska (5S) pracovisko usporiadame. Potom treba na pracovisko zaviesť presné pravidlá – štandardy. Štandardy nám umožňujú zamedziť abnormalitám na pracovisku. Prvým štandardom, ktorý sa vypracuje je štandard čistého pracoviska – je to štvrté S z metodiky 5 S – Štandardizovať (Seiketsu). Pri tomto kroku sa využívajú jednobodové lekcie (angl. One Point Lesson - OPT).

Práve pomocou OPL môžeme efektívnym spôsobom zdieľať znalosti a skúsenosti o procesoch, strojoch, apod. Orientujeme sa hlavne na tieto oblasti:

• Problémov.
• Zlepšení.
• Príčin.
• Dôsledkov.

Cieľom celého procesu je získať skúsenosti a znalosti pracovníkov v krátkom čase, zabezpečiť využívanie týchto skúsenosti a znalostí v akúkoľvek chvíľu, kedy budú potrebné a hlavne vytvoriť pravidlá pravidelného toku týchto znalostí a skúsenosti.

Vizualizovať môžeme napríklad tieto štandardy:

• Kontrolné karty zariadenia.
• Kontrolné karty výrobkov.
• Štandard pretypovania.
• Popis kontroly – či už vstupnej alebo výstupnej a pod.

Vizuálne ukazovatele sú pre rozvoj pracoviska veľmi dôležité, pretože popisujú významné parametre, na základe ktorých dokážeme pracovisko hodnotiť a neskôr efektívne riadiť. Ukazovatele sa definujú všetkým významným procesom na pracovisku. Ukazovatele pracoviska majú hlavne tieto ciele:

• Učiť.
• Informovať.
• Riadiť.
• Porovnávať.
• Motivovať.

Pri tomto kroku sa využívajú jednoduché vizuálne tabule, elektronické tabule alebo iné prostriedky.

Vizuálne riadenie umožňuje ľubovoľnému pracovníkovi rozpoznať štandardné podmienky procesov na pracovisku, rovnako ako problémy, plytvanie a odchýlky od štandardov. Napriek označeniu vizuálne, často používame aj iné zmysly (sluch, dotyk, vôňa a chuť).

Pomocou jednoduchých vizuálnych prostriedkov dokážeme riadiť všetky vstupy na pracovisko, výrobný proces, proces preventívnej údržby a pod. Pri tomto kroku vychádzame z mapy procesu celého pracoviska.
 

Čtenost článku: 1191

zpět